Ben je als zzp’er in de bouw op zoek naar een factuurprogramma? Dan ontdek je al snel dat er tientallen oplossingen beschikbaar zijn. Toch is niet ieder programma geschikt voor de dagelijkse praktijk van een bouwbedrijf.
Als vakman verstuur je namelijk niet alleen facturen. Je maakt offertes, houdt uren bij, registreert materialen, verwerkt meerwerk en wilt inzicht houden in de winstgevendheid van je projecten.
Juist daarom is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de factuurfunctie.
In dit artikel lees je waar een goed factuurprogramma voor de bouw aan moet voldoen en welke functies je kunnen helpen om tijd te besparen en overzicht te houden.
Waarom een standaard factuurprogramma niet altijd voldoende is
Veel ondernemers starten met Excel, Word of een eenvoudig facturatiepakket. Dat werkt vaak prima zolang je slechts enkele facturen per maand verstuurt.
Naarmate je bedrijf groeit, ontstaan echter nieuwe uitdagingen:
- Uren worden niet direct geregistreerd.
- Meerwerk raakt vergeten.
- Materiaalprijzen veranderen regelmatig.
- Offertes en facturen staan in verschillende systemen.
- Administratie blijft liggen tot de avonduren.
Hierdoor kost administratie steeds meer tijd en wordt het lastiger om inzicht te houden in lopende projecten.
Welke functies zijn belangrijk voor bouwbedrijven?
Een goed factuurprogramma voor de bouw doet meer dan alleen facturen versturen.
Offertes maken
Een offerte vormt vaak het begin van een project. Hoe sneller je een professionele offerte kunt maken, hoe sneller je een opdracht kunt binnenhalen.
Urenregistratie
Wanneer uren direct worden geregistreerd, voorkom je dat gewerkte uren vergeten worden. Dit zorgt voor een nauwkeurigere facturatie en meer inzicht in projecten.
Meerwerk registreren
Extra werkzaamheden lijken soms klein, maar kunnen op jaarbasis een aanzienlijk verschil maken in omzet. Een goed systeem helpt om meerwerk direct vast te leggen.
Projectbeheer
Het is prettig wanneer offertes, uren, materialen en facturen aan dezelfde klus gekoppeld zijn. Hierdoor blijft alle informatie overzichtelijk bij elkaar.
Werken vanaf je telefoon
Veel vakmannen werken de hele dag op locatie. Mobiele toegang maakt het eenvoudiger om administratie direct bij te werken.
Inzicht in kosten en opbrengsten
Niet iedere klus die wordt gefactureerd is automatisch winstgevend. Goede software helpt om inzicht te krijgen in de opbrengst van projecten.
Excel, factuursoftware of bouwsoftware?
Veel zzp’ers beginnen met Excel. Dat is logisch: het is goedkoop, bekend en vaak al aanwezig op de computer.
Toch lopen veel ondernemers tegen beperkingen aan zodra het aantal projecten groeit.
| Functie | Excel | Factuursoftware | Bouwsoftware |
|---|---|---|---|
| Facturen maken | Ja | Ja | Ja |
| Offertes maken | Beperkt | Ja | Ja |
| Urenregistratie | Handmatig | Beperkt | Ja |
| Projectbeheer | Nee | Nee | Ja |
| Meerwerk registreren | Nee | Nee | Ja |
| Werken op locatie | Beperkt | Beperkt | Ja |
Voor ondernemers die slechts enkele facturen per maand versturen kan Excel voldoende zijn. Voor bedrijven die meerdere projecten draaien biedt gespecialiseerde software vaak meer overzicht en tijdsbesparing.
Veelvoorkomende problemen bij handmatige administratie
Meerwerk wordt vergeten
Een extra stopcontact plaatsen.
Een extra muur schilderen.
Een onverwachte reparatie uitvoeren.
Vaak worden dit soort werkzaamheden mondeling afgesproken en later vergeten te registreren. Het gevolg is dat ze uiteindelijk ook niet worden gefactureerd.
Administratie schuift door
Na een lange werkdag hebben veel ondernemers weinig zin om nog uren, materialen en facturen bij te werken.
Daardoor ontstaat achterstallige administratie en neemt de kans op fouten toe.
Geen overzicht van projecten
Wanneer offertes, urenregistratie en facturen verspreid staan over verschillende systemen kost het veel tijd om overzicht te houden.
Wat kost handmatige administratie eigenlijk?
Veel ondernemers onderschatten hoeveel tijd administratie kost.
Stel dat je iedere week:
- 1 uur kwijt bent aan het verzamelen van uren;
- 1 uur besteedt aan materialen en bonnetjes;
- 1 uur nodig hebt voor facturen en correcties.
Dat lijkt weinig, maar op jaarbasis loopt dit op tot meer dan 150 uur.
Bij een uurtarief van €60 vertegenwoordigt dat ruim €9.000 aan potentiële omzet die je niet kunt besteden aan klanten of projecten.
Waarom steeds meer bouwbedrijven kiezen voor alles-in-één software
Steeds meer bouwbedrijven stappen over van losse documenten en spreadsheets naar software waarin alles samenkomt.
Dat heeft verschillende voordelen:
- Minder dubbel werk.
- Sneller offertes maken.
- Uren direct registreren.
- Meer grip op meerwerk.
- Minder fouten in facturen.
- Meer inzicht in projecten.
- Minder administratie in de avonduren.
Doordat alle informatie op één plek staat, wordt administratie eenvoudiger en overzichtelijker.
Hoe kies je het juiste factuurprogramma?
Niet ieder bouwbedrijf werkt hetzelfde. Daarom is het verstandig om jezelf een aantal vragen te stellen.
Werk je voornamelijk alleen?
Dan is gebruiksgemak vaak belangrijker dan uitgebreide functionaliteit.
Werk je aan meerdere projecten tegelijk?
Dan worden projectbeheer en urenregistratie belangrijker.
Maak je regelmatig calculaties?
Zoek dan software die verder gaat dan alleen facturatie.
Heb je vaak te maken met meerwerk?
Kies een systeem waarmee je extra werkzaamheden eenvoudig kunt registreren en factureren.
Wil je minder tijd kwijt zijn aan administratie?
Dan is het slim om te kiezen voor software waarin offertes, urenregistratie, projecten en facturen samenkomen.
Veelgestelde vragen
Kan ik facturen maken in Excel?
Ja. Veel ondernemers starten op die manier. Naarmate een bedrijf groeit wordt het echter lastiger om overzicht te houden over projecten, uren en meerwerk.
Wat is belangrijker dan factureren?
Voor veel bouwbedrijven zijn offertes, urenregistratie, projectbeheer en meerwerk minstens zo belangrijk als de factuur zelf.
Waarom stappen bouwbedrijven over op gespecialiseerde software?
Omdat dit vaak zorgt voor minder administratief werk, minder fouten en meer inzicht in lopende projecten.
Is bouwsoftware alleen interessant voor aannemers?
Nee. Ook schilders, installateurs, hoveniers, stukadoors en timmermannen kunnen profiteren van software die speciaal is ingericht op projectmatig werken.
Conclusie
Een goed factuurprogramma voor zzp’ers in de bouw draait om meer dan alleen facturen versturen.
Voor veel ondernemers zijn offertes, urenregistratie, projectbeheer en meerwerk minstens zo belangrijk. Door te kiezen voor software die aansluit op de dagelijkse praktijk van bouwbedrijven ontstaat meer overzicht, minder administratief werk en meer grip op projecten.
Minder tijd kwijt aan administratie?
Met Stella beheer je offertes, urenregistratie, calculaties, projecten en facturen in één omgeving.
Start een gratis proefperiode van 30 dagen en ontdek hoeveel tijd je kunt besparen op je administratie.
